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2020.10.01

【スキルアップ】タスク管理どうしてる?:実践編

みなさん、こんにちは!お仕事の進捗いかがですか?
ちょっと、ここらへんでコーヒー片手に、タスク管理ツールの実践編みてみましょう。

前回のタスク管理のツール特性編の記事では、それぞれのタスク管理ツールの特徴やアナログからデジタルへの置き換えアプリについてお話しました。

タスク管理どうしてる?:ツール特性編

 

今回は実践編として、前回取り上げたツールの中から実際の使用例を交えて4つご紹介します。

ながらTODOチェックの鉄板、FUSEN

付箋でPCやデスク周りにタスクを書き留めておくやり方は、ポストイットが普及してから社内の誰かしら使っている方法ですね。


特に説明するほどではないですが、程よい粘着性を活かして、優先順位にするべき作業をアプリケーションを開かずに、他の作業しながら秒で入れ替えられる利便性NO.1です。

 

近日中にやる作業で忘れてはいけないものや、すぐに終わるタスクを書き留めておくのに適しています。

頭の整理をするなら手書き!

ざっとタスクを洗い出す時に使う手書きのタスクリストは、頭に散らばってる作業を整理しながら、手で書くことによってより記憶に定着しやすくなります。

こちらの実例画像のものは、プロジェクトごとに分けて、おおよそ1か月おきに書き直しています。

ポストイットよりも時間のかかる作業(図面や見積作成など)を中心に書きだしています。

途中追加があれば、書き足したり部分的に上貼りしたりして使います。

 

納期が定まっていなくてもやるべきことを洗い出せるので、この紙をみながら、月ごとの予定の組み立てて、必要に応じてデジタルのカレンダーにプロットしています。

いわばタスク管理やスケジュールのの草稿のような役割です。

Google Keepはただのメモじゃない!

デジタルにおいても、メモの特性は自分次第で使い勝手の幅が広いので自分の心地よいやり方を築けると、仕事の能率があがります。
その特性を生かしてカスタマイズに使用するのは、象の横顔のEvernoteが広く認知されており、使っている人も多いと思いますが、ここではGoogle Keepをピックアップします。

Google Keepは単なるメモアプリではなく、多機能満載です。「別に手書きでタスクリストつくらなくてもいい」「どこでも確認できるようにしたい」という方や、タスクツール何使おうか迷っている方は、とりあえずGoogle Keep使ってみましょう。Googleアカウントを登録して、無料でPC・スマホどちらでも使えます。

実際にGoogle Keepでできることは以下の通り。

<メモ機能>

テキスト入力

Googleドキュメントにコピーができるので走り書き程度に書き留めておくのに便利です。

チェックボックス

「その他のアクション>チェックボックスを表示」でTODOリストのように使用できます。完了したタスクは非表示になります。


※2020年10月現在、メモ機能と織り交ぜて書くことはできません。

音声入力

スマホからボイスメモが残せます。手が離せない時にスマートウォッチでGoogle Keepに音声で気軽にメモできる時代になりました。

<手書き機能>

「図形描画を」

好きな文字やイラストも描けます。(線厚や色の選択あり)
スタイラスペンを持っていたら、納まりの検討をするのに便利そうです。

<写真機能>

カメラ撮影または保存している画像を選択してテキストを入力することが可能です。

実践応用例:

  1. 現場確認で気になることが複数ある場合にカメラ撮影してメモしておく
  2. Googleドキュメントにコピー
  3. PDF化して、現場共有

さらに相手がGoogleアカウントを持っている場合は、もっと簡単です。

  1. Keep上でメモのコピーを作成(現在、閲覧のみ設定にできないため)
  2. 共有したい相手に共有編集者に追加し、返答等書き込んでもらう

<ラベル機能>

メモにラベルをつけて、ラベルごとに閲覧できるようになります。
プライベート用と仕事用、学習用のほか、細かく案件/プロジェクトごとで使い分けたり、自分好みにカスタマイズすることが可能です。

<リマインダー機能>

「リマインダーに追加」を選択すると、Googleカレンダーでリマインダー表示されます。

【実用例:プロジェクトごとにTODO管理】

この画像のように、プロジェクトごとにタイトルをつけてチェックボックスをつけて色分けし、視認性よく整理することが可能です。

すべてのタスクが完了したメモは、アーカイブに入れると達成感が得られ、見た目も気持ちもスッキリしますよ!

プロジェクトごとにタスク管理は、他にTrelloやTodoistなどのアプリでも可能です。

時間管理を重視するなら、Google カレンダー

メモ機能の万能選手、Google Keepもいいですが、個人的にはずっとGoogleカレンダーを中心にタスク管理しています。

正確にお伝えすると、ポストイットを貼ってすぐやるような軽微な作業や、納期が先のものを、Googleカレンダーと連携しているGoogle TODOリストで管理しています。

さらにパソコンのブラウザ上では、TODOリスト一覧が表示できるだけでなく、先述したKeepも右上のアイコンをクリックすると一覧表示されるので、Googleカレンダー上で一括チェックができます。使い心地はメモ付きの手帳のようです。

月や週で表示をかえると、予定とあわせてタスク量が視認できるので、今月・今週がどれくらい忙しいか、来月・来週にどれくらいゆとりを持てるのかを確認して、今やるべき作業か後に回せるものかを随時振り分けています。

日付を変更したい場合は、編集以外にもドラッグして移動できるのでポストイットを張り替えるような感覚で使用できるのが地味に好きです。

TODOリスト項目に時間設定をしなければ、週表示で予定とTODO項目の量がわかるので、空いてる時間にどの程度作業できるかが調整でき、その週のの作業量の調整がしやすくなります。
※作業時間の長いものは、カレンダーの予定に組み込んでいます。

 

タスクの納期を守ってこそ、タスク管理ができている状態と考えると、カレンダーと掛け合わせて使えるgoogleカレンダーは、重宝しています。

他のカレンダーアプリでは、Yahoo!カレンダーは、天気予報も表示されるので屋外工事のある現場は便利ですね。LINEWORKSでは、Googleアカウントのもっていない職人さんでもLINEは使用していることがあるので、施工店とのタスク共有等でも使えそうです。

 

タスク管理では、ただやるべきことを挙げるだけでなく今日やるべき優先順位がわかるようにすることが一日に限られた就業時間をうまく使うことにつながります。

タスク管理ツールを適材適所で使って、明日もさくさく仕事片づけていきましょう!

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