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2020.09.24

【スキルアップ】タスク管理どうしてる?:ツール特性編

シルバーウィーク、久々に各地で連休の賑わいが戻ってきたようですが、いかがお過ごしでしたでしょうか?

お仕事されていた方、今週もお疲れ様です。

 

さて、今年は例年より梅雨明けが遅いように台風の様子も違うようですね。

仕事に慣れてくると、タスクが溢れて台風のような猛烈な状況下で業務をこなさなければならない時や、通常通りいかない事も起こります。

そんな時、台風に備えるようにタスク整理をして、こんがらがった頭を整理しておくと少しは安心して過ごせるようになりますよね。

そんな防災対策・タスク管理ツールについて、今回と次週の2週にわたってお届けします!

タスク管理上手は、片付け上手?

タスクの管理が難なくできる人の多くは、片付け上手な人が多い気がします。

机の上がキレイ。

デスクトップに無駄なデータをおいていない。

 

もちろん、一見机もPCのデスクトップも煩雑にみえる人で仕事をきちんとこなす人もいますが、その人の場合は、作業をこなす上でのマイルールがあるそうです。

個人のタスク管理は、誰もが見やすいわかりやすいものでなくても、自分が管理しやすいものを見定めて使うことが、業務効率をあげる第一歩です。

ツールの特性

いきなりマイルールを見つけることは難しい…

 

そう思う方は、片付け方を倣うように、どのタスクに対してどんなツールを使うと整理しやすいか、ツールの特性を知るといいでしょう。

参考までに、筆者が案件を6~8件持っていた時期や外注管理業務した時期を経て、タスクツールについて感じた特性を2軸のマトリックスでざっくりとまとめてみました。

・縦軸(時間):納期が長い・時期が決まっている ⇔ すぐやる・2~3日以内
・横軸(作業量):作業時間が短い(5分程度~) ⇔ 作業時間が長い(1時間以上)

※ここでは、アナログとデジタルを区別せずに用途を分布しています。
※TODOリストのデジタルツール・アプリケーションもアナログ用途の良さを掛け合わせた機能があるので、アプリによっては「リマインダー✖ふせん」のような使い方になるものもあります。

 

納期と作業量によって、ツールを使い分けていくと、緊急性の高いものなどのタスクの優先順位がわかりやすくなりますよ。

アナログとデジタル、どっちがいい?

10年前はニューノーマルだったスマホが、昨今スマホ利用率が85%を超えて、持っていることが当たり前の世の中になりました。アフリカ少数民族のマサイ族もスマホを毎日使っています。

 

そしてデジタル庁の創設も加速する中で、アナログでタスク管理する良さってなんでしょうか?

(前振りが長くてすみません。)

 

<アナログの良さ>

  • 脳に記憶されやすい(手書きの繊細な動作が脳細胞を刺激する)
  • 電源をONにしなくても目につくところに掲示できる

「結局は手書きの方がいい」という人が多いのは、タスクを書きだすことで整理しながら忘れにくくなるというメリットが大きいのかもしれません。
対して、デジタルについてはタスク整理の効率の良さが目立ちます。


<デジタルの良さ>

  • 手書きより早く記録できる
  • PCやスマホがあれば、どこにいても操作できる
  • 他者共有がしやすい
  • インターネットのリンクが貼れる(参照元の閲覧が楽)

さらにタスクを忘れないように、記憶の定着に重きをおくのであれば、手書きとアプリのハイブリッドで、「タブレット+スタイラスペン」がおすすめです。

 

ノルウェー科学技術大学の研究によると最近の性能のいいペンは、脳への刺激が紙にペンで書くのと同等の効果を得られるそうです。

デジタルツールって何があるの?

アナログで書かなくてもいい時や、電車の中などで書けない時もありますよね。でも忘れそうだから書き留めたい。

そんな時は、スマホアプリのデジタルツールを活用しましょう!

アナログ用途をデジタルに代替えさせる場合、以下のようなツールで置き換えられます。

アナログ(手書き)デジタル(アプリケーション)
手帳、カレンダーGoogle カレンダー
Yahoo! カレンダー
カレンダー(Mac OS)
Time Tree、LINE WORKS
TODOリストGoogle TODOリスト / リマインダー / Keep
iOS リマインダー、メモ
Trello, Todoist
メモ(走り書き含む)Google Keep
iOS メモ
Evernote、Windows OneNote
メモ帳、ColorNote
付箋・ポストイットWindows10 付箋 (標準仕様)
Post-itⓇ 

上記のデジタルツールは、無料で使える主要なアプリですが、アプリはたくさんあるので慣れてきたら自分の好みデザインや仕様のあるものを探してみてはいかがでしょうか?

 

さて次回は、今回ご紹介したツールを含め、実際にリノベーションデザイナーがタスクツールをどう使っているのか?タスクツール【実践編】をお届けします!

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