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2020.09.17

【上司が唸る仕事術】ホウレンソウって、結局なに?~報告編~

リノベーション設計者・監理者に限らず、社会人にとってのビジネスコミュニケーションの基本「報連相」について、2週つづけて「相談」「連絡」と追いかけてお話していたホウレンソウシリーズ。

 

今回はついに頭文字の「報」、報告編をお届けします。

おさらいしたい方は、こちらご覧くださいませ。

報告って、連絡と違うの?

関係者への情報伝達を主旨とした「連絡」と違って、「報告」は、仕事や業務を依頼された人が、その進捗や業務の結果を依頼者に対して知らせることです。

「連絡」:事実の周知を目的とした情報伝達
「報告」:過去の経緯と結果をふまえた告知

場合によっては、報告は、次の業務を調整するための判断材料にもなります。

 

次の仕事への布石になるのが「報告」です。

特に上司は、報告内容によって業務状況を把握し、メンバーの業務遂行能力を見極め、メンバーと会社が成長できるように業務管理をしなければなりません。そのため、報告の漏れなく業務を遂行する人は、上司とのコミュニケーションが密になり、課題を共有しやすくなるので、より効率的に業務を進められるようになります。

 

また、リノベーションが初めてのお客様にとっては、工事の進捗など、適宜報告を得られることによって、担当者への安心感と信頼につながります。

上司・同僚・取引先・お客様など、相手がいてこそ成り立つ仕事をしている限り、自己満足にとどまらず、相手の目的や気持ちを意識した報告をすることが、効率的な仕事と信頼関係の構築に繋がるのです。

1に結論、2に経緯

報告は、まず結論から伝えましょう。報告内容の順序は、

1に結論
2に経緯(または要因)で
3,4は意見で、
5に相談!? です。

 

状況説明を先にして自分の結論に同意を促しがちな人がいますが、報告を受ける側からすると、頭から結論のみえない報告は、以下を思案しながら、聞いていなければいけません。

・何が言いたいのか?報告ではなく、連絡・相談なのかも?
・自分が何かすべきなのか?

 

報告には、口頭と書面(メールやチャット等)がありますが、口頭報告だと状況が整理できていない場合は、報告にまとまりがなくなりがちです。
話の組み立てが苦手な方は、まず書面で報告内容をまとめてみましょう。

 

例えば・・・


A邸の工事進捗の報告です。

【現状】10日の遅れの見込です。
【要因】○○在庫欠品につき、通常より納期がかかっている。
【改善案】施工店へ工程の見直し、職人増員の相談中。
(明日夕方頃、工務店より返答受ける予定)


 

このように事実と意見(改善案など)を区別して、簡潔に書いてみましょう。

さらに、報告時に問われうる事柄(改善策や意見など)を付け加えることで、報告のボーリングでストライクを獲得して終わることもあります。

しかしストライクがとれずにピン(課題)が残るときは、相談をしてスペアを狙ってみてください。レーンから外れてガーターをとるような的外れな報告にならないことを祈っています。

報告はいつするべき?

報告のタイミングは、相手(上司・施工店・お客様)が仕事の進行を把握している状態をつくることを意識して、定期的に伝えましょう。

またミスが発生したとき、早期に報告を行っていれば問題が小さいうちにカバーすることができます。

ミスをしたときは、悪あがきせず、素直に申し出て誠実な対応を心がけることが大切です。

<報告のタイミング>

  • 指示された仕事が終わったとき
  • 中長期の仕事の途中
  • 仕事の進め方に変更が必要なとき
  • 指示を受けた仕事が納期通りに終わりそうにないとき
  • 新しい情報を入手したとき
  • ミスをしたとき
  • トラブルが発生したとき

<注意点>

  • ※迷ったらすぐに報告すること!
  • ※悪い報告ほど早く伝えること!

まとめ

最後にざっくりと今回のまとめです。

<ホウレンソウの報告 POINT>

  1. 報告は次の仕事への布石
  2. 相互目的を満たす報告は、効率的な仕事と信頼関係を構築する
  3. 報告でストライクを狙え!1に結論、2に経緯。

さて、「ホウレンソウの報告編」をお届けしましたが、相談と連絡を経て「ホウレンソウ=報連相」という図式へ咀嚼できたでしょうか?

 

報連相の意図を踏まえたら、あとは実践あるのみです!!
みなさんの業務向上の足掛かりになりますように。

 

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