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2020.09.17

【上司が唸る仕事術】ホウレンソウって、結局なに?~報告編~

この記事のポイント!

  • 「報告」は進捗や業務の結果を依頼者に対して知らせること?
  • 忘れちゃいけない「1に結論」
  • 正直が1番。ミスをした時は、キチンと伝える。

みなさん、ホウレンソウはもちろん知っていますよね?
ホウレンソウとは、ビジネスマンスキルの基礎となる「報告」「連絡」「相談」をもじったものです。
この3つは、他者と協力し合って業務を遂行していくには欠かせないコミュニケーションスキルですね。

 

リノベーション設計者・監理者にとっては、社内はもちろん、施主・管理会社・工務店・商社・メーカー・近隣の居住者様方など、たくさんの方と協力しながら、空間を作り上げていきます。

他者との折衝も含む業務となるため、この報連相スキルの向上が業務改善に大いに影響していきます。
2週つづけて「相談」「連絡」と追いかけてお話していたホウレンソウシリーズ。

 

今回はついに頭文字の「報」、報告編をお届けします。

「どういうタイミングで相談すればいいか分からない」「そもそも、どうやって相談するの?」「何かうまく仕事が回らない、、」という方には、必見の記事です。

報告って、連絡と違うの?

関係者への情報伝達を主旨とした「連絡」と違って、「報告」は、仕事や業務を依頼された人が、その進捗や業務の結果を依頼者に対して知らせることです。

「連絡」:事実の周知を目的とした情報伝達
「報告」:過去の経緯と結果をふまえた告知

場合によっては、報告は、次の業務を調整するための判断材料にもなります。

 

次の仕事への布石になるのが「報告」です。

特に上司は、報告内容によって業務状況を把握し、メンバーの業務遂行能力を見極め、メンバーと会社が成長できるように業務管理をしなければなりません。そのため、報告の漏れなく業務を遂行する人は、上司とのコミュニケーションが密になり、課題を共有しやすくなるので、より効率的に業務を進められるようになります。
また、リノベーションが初めてのお客様にとっては、工事の進捗など、適宜報告を得られることによって、担当者への安心感と信頼につながります。上司・同僚・取引先・お客様など、相手がいてこそ成り立つ仕事をしている限り、自己満足にとどまらず、相手の目的や気持ちを意識した報告をすることが、効率的な仕事と信頼関係の構築に繋がるのです。

大事な順序は「1に結論、2に経緯」?

報告は、まず結論から伝えましょう。報告内容の順序は、

1に結論
2に経緯(または要因)で
3,4は意見で、
5に相談!? です。

状況説明を先にして自分の結論に同意を促しがちな人がいますが、報告を受ける側からすると、頭から結論のみえない報告は、以下を思案しながら、聞いていなければいけません。

・何が言いたいのか?報告ではなく、連絡・相談なのかも?
・自分が何かすべきなのか?

報告には、口頭と書面(メールやチャット等)がありますが、口頭報告だと状況が整理できていない場合は、報告にまとまりがなくなりがちです。
話の組み立てが苦手な方は、まず書面で報告内容をまとめてみましょう。

 

例えば・・・


A邸の工事進捗の報告です。

【現状】10日の遅れの見込です。
【要因】○○在庫欠品につき、通常より納期がかかっている。
【改善案】施工店へ工程の見直し、職人増員の相談中。
(明日夕方頃、工務店より返答受ける予定)


 

このように事実と意見(改善案など)を区別して、簡潔に書いてみましょう。
さらに、報告時に問われうる事柄(改善策や意見など)を付け加えることで、報告のボーリングでストライクを獲得して終わることもあります。しかしストライクがとれずにピン(課題)が残るときは、相談をしてスペアを狙ってみてください。レーンから外れてガーターをとるような的外れな報告にならないことを祈っています。

報告はいつするべき?

報告のタイミングは、相手(上司・施工店・お客様)が仕事の進行を把握している状態をつくることを意識して、定期的に伝えましょう。
またミスが発生したとき、早期に報告を行っていれば問題が小さいうちにカバーすることができます。

ミスをしたときは、悪あがきせず、素直に申し出て誠実な対応を心がけることが大切です。


<報告のタイミング>

  • 指示された仕事が終わったとき
  • 中長期の仕事の途中
  • 仕事の進め方に変更が必要なとき
  • 指示を受けた仕事が納期通りに終わりそうにないとき
  • 新しい情報を入手したとき
  • ミスをしたとき
  • トラブルが発生したとき


<注意点>

  • ※迷ったらすぐに報告すること!
  • ※悪い報告ほど早く伝えること!

 

ホウレンソウのポイントって?

最後にざっくりと今回のまとめです。

<ホウレンソウの報告 POINT>

  1. 報告は次の仕事への布石
  2. 相互目的を満たす報告は、効率的な仕事と信頼関係を構築する
  3. 報告でストライクを狙え!1に結論、2に経緯。

さて、「ホウレンソウの報告編」をお届けしましたが、相談と連絡を経て「ホウレンソウ=報連相」という図式へ咀嚼できたでしょうか?

 

報連相の意図を踏まえたら、あとは実践あるのみです!!
みなさんの業務向上の足掛かりになりますように。