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2020.09.03

【上司が唸るシゴト術】ホウレンソウって、結局なに?~相談編~

この記事のポイント!

  • ホウレンソウとは「<確認・連絡・報告>」のこと!
  • ホウレンソウの意図は、情報共有化を深め、相乗効果を上げること?
  • 相談時には、提案をすることを意識。

みなさん、ホウレンソウはもちろん知っていますよね?
ホウレンソウとは、ビジネスマンスキルの基礎となる「報告」「連絡」「相談」をもじったものです。
この3つは、他者と協力し合って業務を遂行していくには欠かせないコミュニケーションスキルですね。

リノベーション設計者・監理者にとっては、社内はもちろん、施主・管理会社・工務店・商社・メーカー・近隣の居住者様方など、たくさんの方と協力しながら、空間を作り上げていきます。

他者との折衝も含む業務となるため、この報連相スキルの向上が業務改善に大いに影響していきます。
今回は、その「報連相」の”相談”にクローズアップしたお話です。

「どういうタイミングで相談すればいいか分からない」「そもそも、どうやって相談するの?」「何かうまく仕事が回らない、、」という方には、必見の記事です。

ほうれん草(報連相)より、隠れん坊(確連報)?

一般的に相談は、”抱えている課題や問題に対して、他の人に意見や助言などを求めること”ですが、
最近では「ホウレンソウ(報連相)よりカクレンボウ(確連報)が大事じゃないの?」なんて意見もでてきています。

カクレンボウとは、ホウレンソウの「相談」を「確認」に取り替えた、<確認・連絡・報告>の略称です。
カクレンボウは、「ホウレンソウの相談」の意図を”上司にいいやり方が思い浮かばずに漠然と相談する”というものも含めて捉えてる人に対して提唱しているもので、実際には「ホウレンソウの相談」と「カクレンボウの確認」の本質は同じではないでしょうか?

「ホウレンソウのの相談」は、”自主性を持って、課題や問題の解決策を検討し、その自分なりの解決策に対して、これでいいのか?という確認を含めた相談をすること”です。
つまり「相談」を分解すると、自主性が伝わる確認があります。

  • 「ホウレンソウの相談」≒ 確認(質問・提案)x自主性

しかし、日本では協調性を重んじて周りの目を気にする人が多いため、「確認」という言葉を使うことによって「ホウレンソウの相談」の本義を感覚的に得やすいのかもしれません。

相談は、自他を尊重した伝え方を大事に?

「自主性をもってといわれても・・・何から手を付けていいのかわからない・・・」なんて思い悩んでいる方もいらっしゃるかもしれません。
相談の仕方の第一歩として、そもそもホウレンソウの意図を抑えておく必要があります。

それは、”情報共有化を深め、相乗効果を上げること”です。

これは、他の「報告」・「連絡」にも共通することです。
相乗効果(シナジー)は、自分一人だけでなく、相談する相手へに対しても効果を得られるものです。そのため、自他を尊重した伝え方を大事にしましょう。

難しく考えることはありません。一人きりで考えすぎず、ただ相手に対して誠意をもって、相手が判断しやすいようにわかりやすいように配慮して説明してみましょう。その熱意が伝わるだけでも、その相談に対する相手の理解度は変わります。

相談の具体例って?:上司にはどうするの?

相談は、必ずしも上司にするものではありません。業務を遂行する上で相談するべき状況が発生する中で、適材適所の相手を把握することが効率のよい仕事に繋がります。
では、リノベーションデザイナーとして発生する相談例をみていきましょう。


【①To 相談相手:上司や同僚の場合】

 

<状況例>
解体工事後に近隣要望で土曜日の工事ができなくなり、想定している工程よりも作業が遅れている。どうしたら工事期間内に納めることができるのか、検討したい。

 

<相談例>
近隣から騒音クレームがあり、土曜日工事ができなった影響で木工事の進捗が想定よりも1週間遅れています。塗装工事の期間は、土曜日の作業許可を交渉する他に短縮する手立てを工務店と検討していますが、過去案件で同じような事態になったことはありますか?どのように対処していたのでしょうか?

 

《 POINT:検討主体 》

  • 簡潔に状況を説明し、その状況が起こった背景(または要因)を伝える。
  • 検討している対策を挙げる。(また問題ないか確認する)
  • 検討した結果、対策があげられない場合は、どこまで考えて行き詰っているかを伝える。
  • 回答しやすいような質問の仕方をする(過去対応策等を聞くなど)
    ※相談を具体化することで、相談を端的に深く確認できる。対策の粒度が高まる。

相談の具体例:お客様へはどうするの?

【②To 相談相手:お客様(お施主様)の場合】

 

<状況例>
解体後、計画した内容に変更が生ずるとき:
躯体現し箇所が、GL撤去痕やクロスはがし痕で想定していた躯体状況と異なっていたため、仕上げを変更したいか確認したい。

 

<相談例>
躯体の印象はいかがですか?躯体のリアルな姿を見せられることはリノベーションならではの味ですが、キレイめでスッキリとしたお部屋にするには、ふかし壁をつくることができます。その他に躯体面に白塗装をすると荒々しさが軽減されて、躯体の表情を残しながらも明るくクリーンな印象になります。どちらがお好みでしょうか?

 

《 POINT:提案主体 》

  • どうすればいいか?何がお好みか?をただ伺うのではなく、長所短所や一般的な視点を交えた提案や解決策の選択肢を提示して相談する。
  • 予算の厳しいお客様には、変更による費用の増減をお伝えする。
  • お客様の判断基準となる優先順位をおさえておくと、相談の粒度が高まる。(機能性か意匠性か、デザイン重視か予算重視かなど)

振り返ってみれば当たり前のことですが、同じ「相談」でも相手によって、検討主体か提案主体かと相談の仕方の要点が変わっていきます。
相手と自分との関係性、立ち位置を押さえて、相談内容に対し、誰に相談することが最適か、あたりをつけられるようにしましょう。

 

<ホウレンソウの相談 POINT>

  1. 相談は、自主性が伝わる確認である。
  2.  一人で抱え込まず、相談相手に配慮して、わかりやすく説明する。
  3.  相談主旨を整理して確認事項を明確化し、誰に相談すべきかあたりを付ける。

 

質の高い相談ができるようになると、周りの人との情報交換が盛んになり成果を上げやすくなります。

逆を返せば、周りの人とのコミュニケーションが盛んになると相談しやすくなるとも言えます。