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2021.11.17

マンションリノベデザイナーなら知りたい!管理会社とのコミュニケーションのコツ!

~この記事でわかること~

  • 管理会社はマンション管理の代行!管理の主体はあくまで管理組合
  • 確認・質問は迅速に対応し余裕を持って!
  • 必要に応じてお客様にも協力してもらえるように事前アナウンス

先週の「マンションリノベデザインするなら知りたい!管理組合とのコミュニケーションのコツ!」に続き、今回は “管理会社” とのコミュニケーションについてポイントをいくつかご紹介します!

管理会社に管理業務を委託しない=自主管理のマンションも中にはありますが、管理を管理会社へ委託しているマンションがほとんどかと思います。

その為、管理組合同様にマンションリノベーションを行う上で重要になるのが、管理会社との円滑なコミュニケーションではないでしょうか。ぜひ今回の記事を対話の参考にしていただけたらと思います!

管理組合と管理会社は別?どう違うの?

先の記事でも説明してますが、『管理組合』=区分所有者全員で構成された団体で、お客様がマンションを購入→自動的に管理組合員になります。マンションを管理・維持することが目的で、業務は組合員の代表=理事会が担いますが、専門知識が必要で業務も多岐に渡ります。

⇩そこで…

管理業務の一部または全てを専門の業者=『管理会社』に委託してマンション管理を行います。なので、管理会社は代行業者であって、あくまでもマンション管理の主体は管理組合になります。

対応は必ず「担当者」と丁寧に!

ほとんどの管理会社にはマンション毎に担当者がいます。確認や質問する際や工事申請等の書類を提出する場合も、必ず担当者とやり取りをしましょう!
確認作業は一つのミスが命取りになります。「担当者以外の言葉は答えではない!回答=担当者から!」ぐらいに思っておいてもいいかも知れません。また出来る限り、メールやFAXなど記録として残るやり取りがオススメです。

実際、過去に電話で管理規約の内容を確認したら、電話に出た担当者ではない方が間違った回答をしてしまったという例も聞いたことがあります。決してお答えいただいた方が悪いわけではないですが責任を持てない情報にしかならなく、その間違った内容で進めてしまい、場合によっては工事申請が通らない・間取りや仕様の決め直しなどで着工の遅れが生じてしまい、トラブルになる可能性もあるかもしれません。

そして、言うまでもありませんがあくまでも対応は丁寧にしましょう!管理組合と同様に、同じマンションや同じ管理会社の別マンションでリノベーション工事をする可能性も十分あり得ます。次のシゴトへ繋がることも意識しコミュニケーションをとってみて下さい。

対応の差異とスピード感には注意!

管理会社に限ったことではないですが、会社や担当者によって対応スピードや方法・内容がかなり異なります。同じ管理会社であっても担当者によって全然対応の仕方が違うなんてザラにあります。特に注意したいのは、限られた時間で対応いただいているのもあるかもしれませんが、対応や返答に時間がかる印象です。確認や質問がある場合は余裕をもって早めに動きましょう!タイミングもありますが、確認・質問の連絡を入れたら待つだけではなく、確認いただいてるか・回答は何時頃になるか等、催促の連絡をするのも大切になります。

管理会社が絶対とは限らない!

管理会社は管理組合からの委託業者であって、あくまでもマンション管理の主体は管理組合です。管理会社(担当者)の回答や判断が絶対とは限らず、間違っていたり管理組合の判断が必要な場合もあります。

特にリスクを伴う内容には、管理会社の判断に委ねてしまわないよう注意しましょう!分からない時は先輩や上司に必ず相談して下さい。

時にはお客様の協力も必要

管理会社も様々で、担当者も人なので、万が一対応が悪かったりトラブルになりそうな場合は、組合員でもあるお客様にも協力してもらえるようにしましょう!

お客様=管理組合員つまり、管理会社にとってもお客様になります。事が大きくなってからお客様に話し合いに出てきてもらうようお願いしても、お客様もビックリしますし、場合によってはクレームに発展する可能性もあります。

「対応に時間がかかりそう」「確認内容が複雑・リスクが高い」など早めに危険をキャッチして、事前にお客様に状況やリスク等を説明して「お客様のご協力が必要になる可能性もあるので、その際はよろしくお願いいたします!」とお話し出来るといいかなと思います。